مدیریت شغل چیست؟ راهنمای مبتدی برای فرآیند و فناوری
به‌عنوان یک کسب‌وکار جدید، ارائه شغلی که در دست دارید، اغلب اولویت شماره یک شماست و فکر کردن به بهینه‌سازی فرآیند معمولاً مشکل را حل می‌کند.
صفحه‌گسترده‌ها، ایمیل‌ها و راه‌حل‌های موقت دیگر به شما امکان می‌دهند کار را انجام دهید و به مرحله بعدی بروید.
با این حال، زمانی که کسب و کار شما شروع به رشد و افزایش پیچیدگی می کند، ناگزیر با چالش هایی مواجه خواهید شد که مانع از دستیابی کسب و کار شما به پتانسیل کامل می شود. ورود دستی داده ها و جابجایی اطلاعات بین سیستم های متعدد منجر به اتلاف زمان، خطاهای مکرر و عدم مشاهده عملیات شما می شود.
در این پست وبلاگ، مفهوم مدیریت شغل را معرفی می کنیم، چارچوبی برای اینکه چگونه کسب و کار شما می تواند چرخه شغلی شما را به طور کلی ببیند، و شروع به معرفی فرآیندها و فناوری های مفید می کنیم. بعلاوه، ما انواع مختلف نرم افزارهای مدیریت شغل را بیان می کنیم تا بتوانید راه حل های مناسب خود را کشف کنید.
مدیریت شغل یک رویکرد سیستماتیک برای اجرای کلیه فعالیتها در چرخه شغل و استفاده از بینش (های) بدست آمده از مشاغل برای بهبود مستمر عملیات تجاری است.
بیایید آن را تجزیه کنیم:
رویکرد سیستماتیک: مدیریت شغل شامل کاربرد عمدی سیستم‌ها، فرآیندها و فناوری در نحوه اجرای مشاغل است تا بتوانید داده‌های شغلی را جمع‌آوری کرده و گردش کار خود را در طول زمان بهینه کنید.
انجام فعالیت‌های چرخه شغلی: مدیریت شغل شامل بهینه‌سازی نحوه تکمیل هر مرحله از چرخه شغلی توسط سازمان شما است تا کار کارآمد و دقیق ارائه شود.
بهبود مستمر عملیات تجاری: مدیریت شغل شامل استفاده مداوم از داده ها برای انتخاب، اولویت بندی و بهبود مشاغل برای به حداکثر رساندن موفقیت و سود سازمانی است.
چه نوع مشاغلی نیاز به مدیریت شغلی دارند؟
مدیریت شغل برای هر کسب و کاری که کار را تکمیل می کند اعمال می شود. در این زمینه، یک شغل قطعه‌ای از کار است (اغلب کاری است که پرداخت می‌شود و برای مشتری) با محصولات تحویلی مشخص و تاریخ شروع و پایان مشخص.
برخی از رایج ترین انواع مشاغل که مدیریت شغلی را برای ارائه خدمات اعمال می کنند عبارتند از:
شرکت های معماری
آژانس های خلاق و طراحی
مشاوران
خدمات ساخت و توسعه
شرکت های مهندسی
خدمات آی تی
شرکت های حسابداری و حسابداری
این لیست مطمئناً جامع نیست - چندین صنعت و تجارت مرتبط دیگر (به عنوان مثال، محوطه سازی، نقاشی، برنامه ریزان عروسی) وجود دارند که می توانند از مدیریت شغل برای سازماندهی نحوه کار خود استفاده کنند.
چرخه شغلی شما شامل تمام فعالیت هایی است که برای مدیریت مشاغل انجام می دهید. مدیریت شغل مستلزم آن است که کسب و کارها به چرخه شغلی به عنوان یک سیستم منسجم فکر کنند، نه مجموعه ای از وظایف مجزا، با هدف افزایش کارایی بین مراحل.
با توجه به اینکه هر کسب و کار منحصر به فرد است ، چرخه شغل هر کس کمی متفاوت خواهد بود (برخی از مشاغل ممکن است بیشتر برآورد کنند ، در حالی که برخی دیگر فقط از نقل قول های قیمت استفاده می کنند). به‌علاوه، اگر کسب‌وکار جدیدتری هستید، ممکن است بخش‌هایی از چرخه شغلی وجود داشته باشد که هنوز باید آنها را اجرا کنید - مانند ردیابی زمان کارمند یا گزارش عملکرد. با این حال، اکثر مشاغل خدمات حرفه ای مجموعه استانداردی از فعالیت ها را برای مدیریت مشاغل تکمیل می کنند.
توجه به این نکته مهم است که این مراحل نیازی به انجام متوالی ندارند و بسیاری از آنها می توانند همزمان در جریان باشند. علاوه بر این، داده‌های جمع‌آوری‌شده در یک مرحله اغلب برای انجام فعالیت دیگری در چرخه (مثلاً مدیریت جدول زمانی و مدیریت کار در حال انجام) ضروری است.
همانطور که گفته شد، چرخه مدیریت شغلی هر کسب و کاری متفاوت است. وقت گذاشتن برای تعریف چرخه مدیریت شغلی شما برای درک فعالیت هایی که ممکن است به طور ناکارآمد اتفاق بیفتند مفید خواهد بود (و بنابراین از فرآیندهای متفکرانه و/یا فناوری مناسب برای مدیریت بهتر بهره می برد).
در زیر ، ما ده مرحله اصلی چرخه شغل معمولی و ملاحظاتی را که با هر مرحله همراه است ، بیان کرده ایم. از این موارد به عنوان نقطه شروع برای تعریف چرخه مدیریت شغل خود استفاده کنید:
رهبری و مدیریت ارتباط با مشتری: تیم شما چگونه فعالیت های مرتبط با سرنخ ها را دنبال می کند؟ چگونه داده‌های سرنخ را از وب‌سایت خود دریافت می‌کنید و از آن داده‌ها برای ایجاد مظنه یا تخمین استفاده می‌کنید؟ چگونه کسب و کار شما تمام مخاطبین پایگاه داده شما را مدیریت می کند؟
نقل قول، برآورد و مدیریت بودجه: چگونه یک پیشنهاد یا برآورد پذیرفته شده را به یک شغل فعال تبدیل می کنید؟ چگونه اندازه می‌گیرید که آیا بودجه را دنبال می‌کنید تا قیمت پیشنهادی یا تخمینی خود را برآورده کنید؟
مدیریت وظایف: چگونه وظایف را به کارمندان اختصاص می دهید؟ کارمندان شما چگونه می دانند که چه وظایفی به آنها محول شده است و چه مقدار زمان باید به هر شغل اختصاص داده شود؟ تیم شما چگونه کارهای آینده، در حال انجام، در حال تعلیق یا لغو شده را مدیریت می کند؟
برنامه ریزی و مدیریت ظرفیت: چگونه وظایف را برای کارکنان برنامه ریزی می کنید تا نرخ بهره برداری بهینه را حفظ کنید؟ از کجا می دانیآیا تیم شما ظرفیتی برای انجام پروژه های آینده دارد؟
مدیریت برگه زمانی: چگونه زمان کارمند را ردیابی می کنید و آن را به شغل صحیح اختصاص می دهید؟ چگونه از داده های جدول زمانی کارکنان برای درک نرخ بهره وری استفاده می کنید؟
مدیریت ایمیل و اسناد: تیم شما چگونه اسناد را مدیریت می کند و همه اطلاعات مربوط به مشتری یا شغل را به اشتراک می گذارد؟
خرید و مدیریت هزینه: چگونه هزینه‌ها را به شغل و هزینه به مشتری، در صورت لزوم، ردیابی و تخصیص می‌دهید؟ چگونه سفارشات خرید و همگام سازی صورتحساب ها را با سیستم حسابداری خود پیگیری می کنید؟
مدیریت کار در حال انجام (WIP): چگونه اطمینان حاصل می کنید که تمام مشاغل فعلی شما فاکتور می شوند؟ چگونه مشکلات را قبل از اتمام کار شناسایی و برطرف می کنید؟
مدیریت فاکتور، پرداخت و تطبیق: چگونه پرداخت را از مشتریان صورتحساب و دریافت می‌کنید؟ چگونه داده های مالی را با سیستم حسابداری خود همگام می کنید؟
گزارش دهی: چگونه در مورد مشاغل گزارش می دهید و بینشی از سودآورترین و کم سودترین مشتریان خود بدست می آورید؟ چگونه بهره وری کارکنان را اندازه گیری می کنید؟ چگونه متوجه می شوید که مشاغل شما با بودجه کار می کنند؟
بدون ابزار مناسب، مدیریت چرخه شغلی شما ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما با نرم افزار مدیریت شغل، کار بسیار آسان تر می شود.
نرم افزار مدیریت شغل به مجموعه ای از پلتفرم ها و راه حل های موجود اشاره می کند که به منظور ارائه ابزارهایی برای مشاغل برای مدیریت چند یا همه مراحل چرخه شغلی آنها طراحی شده است (همانطور که در بالا توضیح داده شد).
مزایای کلیدی نرم افزار مدیریت شغل مبتنی بر ابر
نرم‌افزار مدیریت شغل به طور فزاینده‌ای در حال تبدیل شدن به بخش اصلی پشته فناوری کسب‌وکار خدمات حرفه‌ای است – برخی از مزایای متعدد آن عبارتند از:
سیستم های ساده و افزایش کارایی فرآیند
ضبط دقیق و در زمان واقعی داده ها
جریان یکپارچه داده ها در کل چرخه کار
بینش تجاری انتقادی در مورد تمام جنبه های شغل شما
همکاری آسان بین اعضای تیم
انواع نرم افزارهای مدیریت مشاغل
انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت شغل وجود دارد و راه حلی که انتخاب می کنید بستگی به نیازها و بودجه منحصر به فرد تیم شما دارد. تعریف چرخه شغلی به شما کمک می کند تا درک بهتری از نیازهای کسب و کار و الزامات مدیریت شغل خود داشته باشید.
با توجه به چشم انداز گسترده (و بالقوه گیج کننده) برنامه، ما پرکاربردترین راه حل های مدیریت شغل را بررسی کرده ایم و پنج دسته اصلی را ایجاد کرده ایم که به شما در درک گزینه های خود و شناسایی نوع راه حل مناسب برای شما کمک می کند:
برخی از راه حل های حسابداری (مانند Xero) دارای راه حل های اساسی مدیریت شغل هستند که مستقیماً در برنامه قرار داده شده اند. این راه حل ها راه خوبی برای شروع مشاغل کوچک است (معمولاً برای پنج کارمند یا کمتر مناسب است) ، اما با پیشرفت کسب و کار شما ، عملکرد محدودی را ارائه می دهند.
متخصصان گردش کار: راه حل های این دسته بر نوع خاصی از گردش کار متمرکز هستند که سازگاری با روش های دیگر کار دشوار است و بنابراین برای طیف محدودی از انواع مشاغل مناسب هستند. به عنوان مثال، تکنسین های خدمات میدانی برای اجرای تجارت خود به فناوری خاصی مانند ردیابی جغرافیایی، صورتحساب و پرداخت در محل و گرفتن امضای الکترونیکی نیاز دارند.
متخصصان کارکرد: این راه حل ها بر یک یا چند مرحله از چرخه مدیریت شغل (به عنوان مثال، نقل قول، مدیریت کار، یا ردیابی زمان) تمرکز می کنند. در حالی که آنها عملکردهای عالی را در منطقه خود ارائه می دهند، کسب و کارها باید چندین محصول را ترکیب کنند تا تمام فعالیت های چرخه شغلی را پوشش دهند.
متخصصان صنعت: برخی از راه حل های مدیریت شغل برای رفع نیازهای یک صنعت خاص طراحی شده اند. این راه‌حل‌ها معمولاً کل چرخه شغلی را پوشش می‌دهند و ویژگی‌های اضافی خاص صنعت را ارائه می‌دهند (مانند جستجوی تضاد منافع مشتری برای شیوه‌های قانونی). به دلیل قیمت بالاتر، راه حل های خاص صنعت اغلب توسط مشاغل بزرگ و بالغ با نیازهای بسیار خاص مورد توجه قرار می گیرند.
سیستم های مدیریت شغلی عمومی: راه حل های مدیریت مشاغل به صورت انتهایی برای کل چرخه شغلی کارکردی را ارائه می دهند و انعطاف پذیر بوده و با انواع مشاغل متناسب است. راه حل های این دسته از نظر عملکرد ویژگی و قیمت متفاوت هستند - ترفند انتخاب راه حلی است که تعادل مناسبی بین نیازها و بودجه برقرار می کند.